- AN TOÀN TRÊN HẾT -
Face Shield, Mặt nạ trong:
Dùng cho Bác sĩ, Nha sĩ,
Học Sinh, Giáo viên,
School District, Offices...
Xin vào website:
SeePPE.com.

Trong đời sống hàng ngày, ai cũng đã có ít nhất một lần ngồi họp, hay trông thấy người ta ngồi họp.

Có nhiều loại họp: họp nội bộ trong công ty, tại sở làm; họp công cộng tại tòa thị chính, trình bày các dự án của thành phố để thu nhận ý kiến cư dân; lớn hơn nữa thì họp ở quốc hội, Liên Hiệp Quốc,.. Muốn cho buổi họp tiến triển nhanh, giải quyết được toàn bộ nghị trình, không dằng dai lê lết, phải theo qui tắc hội nghị, dù họp lớn hay họp nhỏ, họp nhiều nước hay họp vài mươi người.

Điều khiển hội nghị là chủ tọa đoàn, thường là 3 người, đứng đầu là chủ tọa, và 2 phụ tá; hội nghị lớn đôi khi chủ tọa đoàn có tới 5 người, đứng đầu là chủ tịch chủ tọa đoàn và bốn vị chủ tọa. Thư ký đoàn thường gồm 2 hay 3 người, có nhiệm vụ lập biên bản.

Nhiệm vụ và quyền hạn của vị chủ tịch chủ tọa đoàn tùy theo hoàn cảnh mà thay đổi. Trong một công ty nhỏ, không có chủ tọa đoàn nên chủ tịch công ty là chủ toạ, muốn nói huyên thuyên bao lâu thì nói, cử toạ được trả lương để nghe, chẳng ai lấy thế làm phiền. Chủ tọa có thể hỏi ý kiến cử tọa, rồi tiếp tục nói hay lấy quyết định theo ý riêng.

Họp tại các cơ quan chính quyền hay quân đội cũng tương tự như thế. Cả chủ toạ lẫn cử toạ đều lãnh lương của chính phủ để nói và để nghe, cũng có bàn bạc đấy, nhưng chủ toạ là người quyết định mọi việc.

Họp tại các đảng phái chính trị, do trung ương đảng chủ tọa, đảng viên hay đại biểu các chi bộ được quyền trình bày ý kiến và đôi khi lấy biểu quyết để các cơ quan trung ương nghiên cứu.

Họp tại các công ty lớn có Hội đồng quản trị, cuộc thảo luận thường mở rộng hơn, chủ tọa đoàn là ban giám đốc, mọi việc phải thông qua biểu quyết.

Tại các nghị hội chính phủ như hội đồng thành phố, quốc hội,.. thị trưởng, chủ tịch quốc hội chủ toạ các phiên họp và các vấn đề được thông qua bằng cách bàn cãi và biểu quyết.

Trong sinh hoạt của các đoàn thể cộng đồng, liên hội hay các hội có nhiều chi nhánh, chủ toạ đoàn không có chức năng lãnh đạo, mà chỉ có nhiệm vụ điều khiển buổi họp sao cho nhanh chóng, công bằng và hiệu quả. Tôi muốn đề cập tới việc chủ tọa các hội nghị loại này, vì cộng đồng VN trải qua bao nhiêu năm sinh hoạt, rất nhiều vị chủ tọa vẫn không hiểu rõ là họ chỉ chủ tọa hội nghị, chứ không phải họp đảng hay họp chính phủ. Một khi họ được bầu lên ngồi trên bàn chủ tọa thì say quyền lực, bắt đầu loạng quạng, cứ tưởng đang ngồi trên ngai vàng hay ghế giáo chủ, cử tọa là thần dân hay tín đồ, bảo sao nghe vậy.

Nên nhớ, trong hội nghị, chủ tọa không phải chủ công ty, trưởng cơ quan, hay đại diện trung ương đảng. Chủ tọa chỉ là một đại biểu được bầu ra để điều hòa buổi họp, không hơn không kém.

Thành phần của buổi họp là toàn thể hội viên, gọi chung là “đại hội”. Nếu là liên hội hay hội có nhiều chi nhánh, các nơi cử đại biểu về họp, thì gọi là “hội đồng đại biểu” hay gọn hơn, “đại hội đồng”. Trong trường hợp này các đại biểu đồng đẳng, kể cả đại biểu các địa phương hay đại biểu của ban chấp hành trung ương; chỉ có đại biểu mới được quyền họp, phát biểu, biểu quyết, bỏ phiếu một cách độc lập, không nhất thiết phải theo ý chung của ban chấp hành và của địa phương.

Trong các buổi họp định kỳ, chủ tịch hay tổng thư ký của Hội chủ toạ các buổi họp. Hai vị này có thể chỉ định một người trong ban chấp hành làm chủ toạ thay họ.

Trong các buổi họp bất thường, thí dụ như có tranh chấp giữa trung ương và địa phương hay trúng vào kỳ bầu cử, cử toạ sẽ bầu ra một chủ toạ đoàn tương đối cân bằng ý kiến, không nghiêng về một bên.

Chủ-tọa đoàn gồm 2 hay 3 người: 1 chủ-toạ, 1 phụ tá theo dõi danh sách những người xin phát biểu, và 1 phụ tá thông-suốt Hiến Chương, Điều Lệ và Nội Qui để lên tiếng cho biết ngay nếu có điều gì vượt ra ngoài qui lệ.

Thư-ký đoàn gồm 2 người, một thư-ký lập biên-bản trong khi phụ-tá ghi-nhận những diễn-tiến đang xảy ra khi thư-ký bận viết.

Nếu có bầu-cử, tân BCH vừa đắc cử sẽ trở-thành chủ-toạ đoàn và thư-ký đoàn trong suốt thời-gian còn lại của đại-hội.

Về quyền-hạn và nhiệm-vụ của Chủ-tọa:

- Tuyên-bố khai-mạc và bế-mạc mỗi phiên họp.

- Điều-khiển buổi họp đi vào các mục ghi trong nghị-trình.

- Mời đại-biểu phát-biểu.

- Tóm-tắt các ý-kiến, cho biểu-quyết và tuyên-bố kết-quả biểu-quyết.

- Điều-khiển thảo-luận và biểu-quyết các dự-thảo quyết-nghị.

Trong sinh hoạt của Văn Bút Quốc Tế, chủ-tọa không được phép biểu-quyết. Nếu hai bên ngang phiếu, chủ-tọa cho hai bên trình bày thêm rồi biểu quyết lần nữa; nếu vẫn ngang phiếu, vấn đề đó sẽ được bỏ qua, bước sang mục kế. Thượng viện Mỹ do phó tổng thống chủ tọa; chủ toạ không biểu quyết, nhưng nếu hai bên ngang phiếu, phó tổng thống sẽ bỏ phiếu nếu muốn, và ý kiến của chủ tọa có tính cách chung quyết.

- Chủ-tọa và thành-viên khác trong Chủ-tọa đoàn có quyền phát-biểu với tư-cách cá-nhân (như một đại-biểu) những phải nói câu “tôi xin tuyên-bố xuất nhiệm để phát-biểu với tư cách cá nhân”, sau khi phát-biểu xong, lại nói câu “tôi tuyên-bố tái-nhiệm.” Thời lượng chủ toạ tuyên bố với tư cách cá nhân không dài hơn thời lượng dành cho các đại biểu khác.

- Nếu chủ-tọa vắng mặt, phó chủ-tọa hay phụ tá sẽ thay thế cho tới khi nào chủ toạ trở lại.

Khi hội-nghị tiến-hành:

- Chỉ có đại-biểu mới có quyền phát-biểu, nhưng phải giơ tay và chờ chủ-tọa mời.

- Chủ-tọa có thể cân-nhắc để mời người phát-biểu (theo thứ tự ưu-tiên giơ tay, hay ưu-tiên cho những vị chưa từng phát-biểu).

- Trong trường-hợp cần-thiết, chủ-tọa có thể mời một chuyên-gia về vấn-đề đang bàn, hay một hội-viên không phải là đại-biểu, phát-biểu trước ĐHĐ, nhưng phải được các đại-biểu đồng ý.

- Thời-lượng phát-biểu do chủ-tọa đề-nghị. Trong trường hợp đặc biệt, chủ-tọa có thể cho phát-biểu lâu hơn, nhưng phải công-bằng cho cả hai ý-kiến đối chọi, và không quá 10 phút cho mỗi bên.

- Mỗi đại-biểu chỉ nên phát-biểu một lần trong cùng vấn-đề; riêng đại-biểu nêu ra vấn-đề đó có thể phát-biểu một lần nữa trước khi chủ-tọa tuyên-bố cho biểu-quyết.

- Chủ-tọa có thể mời một đại-biểu ra khỏi phòng họp trong một thời hạn nhất định (5 phút, 10 phút) và cho phép trở lại; nhưng phải tuyên-bố lý-do mời ra.

Tại hội nghị loại này, chủ-tọa chỉ là người nắm quyền điều-khiển để buổi họp diễn tiến một cách thông-suốt. Chủ-tọa không có quyền cầm micro “dạy-bảo” các đại-biểu khác phải thế này hay phải thế kia hay tự quyết định rằng “cái này sai, cái kia đúng” mà không thông qua biểu quyết…

Trên đây là những điều căn bản về các loại sinh hoạt hội nghị đầy dẫy trên Internet. Riêng sinh hoạt hội nghị của Văn Bút, Văn Bút Quốc Tế đã nêu ra Qui tắc hội nghị gồm 18 điều (Rules of Procedure of the Assembly of Delegates of International PEN) trong bản Điều lệ, có vẻ như chẳng ai thèm để mắt tới. Không đọc tài liệu của hội mình thì chớ, có người lại dùng kinh nghiệm và kiến thức hạn hẹp nơi công sở làm khuôn mẫu để đưa ra những lời khen chê không thích hợp.

Mười một năm không dự họp Văn Bút, nay xem 3 youtubes ghi lại Đại hội kỳ 10 nhóm tại California cách đây mấy ngày, tôi không khỏi băn khoăn cho sinh hoạt cộng đồng. Với tâm lý sai lầm cho rằng chủ tọa là quan tòa, có quyền phán xét, mỗi lần sắp họp hành các bên lại ra sức lôi kéo, mua chuộc hay dàn dựng chủ toạ để lấy lợi về phe mình thì sinh hoạt đoàn thể chẳng bao giờ khá nổi!

Nguyễn Hữu Nghĩa